Secteur de travail

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d’études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l’École.

Les directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l’étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.
Rôle et responsabilités

Le coordonnateur ou la coordonnatrice collabore à la planification, et la coordination du travail de sa section, assure le suivi et en contrôle la qualité. De plus, cette personne agit à titre d’expert, étudie et solutionne les dossiers particuliers ou complexes soumis par ses collègues, de même que les problématiques techniques liées à la gestion des dossiers, aux processus ou à l’application des procédures. Plus spécifiquement:

Planifie et coordonne le travail du personnel de son secteur.
Assure l’orientation et la formation technique de tout nouvel employé.
Transmet aux membres de son équipe toute nouveauté et tout changement apporté aux programmes d’études, aux processus ou aux procédures, et veille à leur application.
Contrôle la qualité de l’information saisie dans le système de gestion intégré, depuis l’admission jusqu’à la diplomation.
Détermine les échéanciers et les priorités des opérations, met à jour le calendrier des opérations de sa section et veille au respect des délais prévus.
Gère le processus d’admission et assure le suivi et le traitement des dossiers des candidats selon les verdicts d’admission.
Participe à la révision des méthodes et des procédures de travail de sa section.
Adapte les méthodes aux changements des règlements pédagogiques et administratifs ou introduits par les technologies.
Propose de nouveaux modes de fonctionnement et développe des outils permettant d’améliorer la qualité des services et d’optimiser les procédures de travail.
Agit à titre d’expert technique pour le système de gestion intégré.
Assiste son supérieur immédiat dans la mise en application des changements pédagogiques et dans la confection des horaires de cours et d’examens.
Agit comme personne-ressource auprès de l’équipe, du service, de la direction pédagogique et comme agent de liaison auprès des différents partenaires internes et externes. Participe à des comités sur demande.
Rédige des messages d’information générale aux étudiants. S’assure de la mise à jour des informations sur le site web et autres documents reliés à la gestion du dossier étudiant et à la promotion des programmes de son secteur.
Étudie, traite et solutionne les dossiers particuliers ou complexes, requérant une attention particulière ou transmis par un membre de son équipe. Rencontre les étudiants qui en manifestent le besoin ou dont les dossiers le nécessitent.
Effectue les contrôles requis relatifs aux résultats des étudiants : la gestion des sanctions, d’exclusion ou de probation.
Prépare et supervise l’étude des dossiers étudiants une fois la scolarité terminée et les recommandations d’octroi de diplômes ou de grade.
Rédige, vérifie ou tient à jour divers dossiers (lettres, rapports, statistiques, règlements, procédures et guides, etc.).
Participe à l’accueil des candidats et des étudiants lors de séances d’information et représente HEC Montréal lors des activités de recrutement et de promotion.
Renseigne les clients potentiels sur les caractéristiques des programmes d’études de son secteur et en assure la promotion.

Profil recherché

Diplôme de baccalauréat en administration des affaires ou dans toute autre discipline jugée pertinente
Minimum de 3 années d’expérience de travail pertinente
Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
Maîtrise des logiciels de bureautique niveau avancé, notamment les fonctions de Word et d’Excel
Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites. Tact et diplomatie
Aptitudes pour la coordination du travail, leadership
Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
Forte capacité d’analyse et de synthèse, habileté pour la résolution de problèmes
Sens de l’organisation, de la planification et des priorités, initiative et autonomie
Capacité de travailler en équipe, sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints, bonne gestion du stress
Rigueur et équité dans l’application de règles
Capacité d’adaptation aux changements
Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Disponibilité pour effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier
Connaissance du système d’éducation et du milieu universitaire (atout)
Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft, SAP) (atout)
Connaissance des logiciels Visio, Qualtrics, Sharepoint et Adobe Pro (atout)

Avantages

Échelle salariale jusqu’à 77 571 $, selon les années d’expérience pertinente
23 jours de vacances annuelles après un an de service
15 jours fériés
Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
Programme d’assurance collective